ZEBRA - Benutzerhandbuch

1. Einleitung

Willkommen bei ZEBRA, Ihrer Zeiterfassungs- Buchungs- und Rechnungsstellungs- Applikation. ZEBRA wurde entwickelt, um Freiberuflern und kleinen Unternehmen dabei zu helfen, ihre Arbeitszeiten effizient zu erfassen, Projekte zu verwalten und professionelle Rechnungen zu erstellen.

Dieses Handbuch führt Sie durch die verschiedenen Funktionen von ZEBRA und zeigt Ihnen, wie Sie die Anwendung optimal nutzen können.

2. Erste Schritte

2.1. Registrierung

Wenn die Registrierung neuer Benutzer aktiviert ist, können Sie ein neues Konto erstellen. Besuchen Sie dazu die Startseite und folgen Sie den Anweisungen zur Registrierung. Sie benötigen einen Benutzernamen und ein Passwort.

Hinweis: Die Möglichkeit zur Registrierung kann vom Administrator deaktiviert sein. In diesem Fall wenden Sie sich bitte an den Administrator, um ein Konto zu erhalten.

2.2. Anmeldung

Nach erfolgreicher Registrierung oder wenn Sie bereits ein Konto besitzen, können Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Passwort anmelden. Nach der Anmeldung gelangen Sie zum Dashboard.

2.3. Dashboard

Das Dashboard bietet Ihnen einen schnellen Überblick über wichtige Kennzahlen:

Unberechnete Stunden: Zeigt die Summe der erfassten Stunden, die noch keiner Rechnung zugeordnet wurden, sowie den daraus resultierenden Betrag.
Bezahlte Rechnungen: Anzahl und Gesamtsumme der vollständig bezahlten Rechnungen.
Offene Rechnungen: Anzahl und Gesamtsumme der Rechnungen, die noch nicht (vollständig) bezahlt wurden.

Oben rechts wird Ihre Benutzer-ID und, falls hochgeladen, Ihr Firmenlogo angezeigt.

2.4. Navigation

Die Hauptnavigation befindet sich auf der linken Seite und ermöglicht Ihnen den Zugriff auf alle Bereiche der Anwendung:

Dashboard
Kunden
Projekte
Zeiterfassung
Rechnungen
Einstellungen

Klicken Sie auf einen Menüpunkt, um zum entsprechenden Bereich zu gelangen.

3. Kunden verwalten

In diesem Bereich können Sie Ihre Kundeninformationen verwalten.

3.1. Kunden anzeigen

Die Tabelle listet alle Ihre erfassten Kunden mit Namen, Kontaktinformationen und verfügbaren Aktionen auf.

3.2. Neuen Kunden hinzufügen

Klicken Sie auf den Button Neuen Kunden hinzufügen.
Ein Formular öffnet sich. Geben Sie die folgenden Informationen ein:
- Name: (Pflichtfeld) Der Name des Kunden oder der Firma.
- Adresse: Vollständige Adresse des Kunden.
- Kontaktperson: Name des Ansprechpartners.
- E-Mail: E-Mail-Adresse des Kunden.
- Telefon: Telefonnummer des Kunden.
Klicken Sie auf Speichern.

3.3. Kunden bearbeiten

Klicken Sie in der Kundenliste auf das Bearbeiten-Symbol neben dem gewünschten Kunden.
Das Formular mit den vorhandenen Daten öffnet sich. Ändern Sie die gewünschten Informationen.
Klicken Sie auf Speichern.

3.4. Kunden löschen

Klicken Sie in der Kundenliste auf das Löschen-Symbol neben dem gewünschten Kunden.
Bestätigen Sie die Löschabfrage.

Achtung: Ein Kunde kann nur gelöscht werden, wenn ihm keine Projekte mehr zugeordnet sind.

4. Projekte verwalten

Hier verwalten Sie Ihre Projekte und ordnen sie Kunden zu.

4.1. Projekte anzeigen

Die Tabelle listet alle Ihre Projekte mit Projektname, zugehörigem Kunden, Stundensatz und Aktionen auf.

4.2. Neues Projekt hinzufügen

Klicken Sie auf den Button Neues Projekt hinzufügen.
Ein Formular öffnet sich. Füllen Sie die folgenden Felder aus:
- Kunde: (Pflichtfeld) Wählen Sie einen Kunden aus der Dropdown-Liste aus.
- Projektname: (Pflichtfeld) Ein eindeutiger Name für das Projekt.
- Stundensatz (€): (Pflichtfeld) Der Stundensatz für dieses Projekt.
- Stundensatzart: Wählen Sie, ob der angegebene Stundensatz Netto oder Brutto ist. Dies ist wichtig für die spätere Rechnungsstellung, falls Sie umsatzsteuerpflichtig sind und Ihr konfigurierter Steuersatz > 0 ist.
- Beschreibung: Eine optionale Beschreibung des Projekts.
- Vertragsnummer (Kunde): Optionale Vertragsnummer, die auf Rechnungen erscheinen kann.
- Startdatum: Optionales Startdatum des Projekts. Zeiteinträge können nicht vor diesem Datum erfasst werden.
- Enddatum: Optionales Enddatum des Projekts. Zeiteinträge können nicht nach diesem Datum erfasst werden.
- Stundenlimit: Optionales Gesamtstundenlimit für das Projekt. Die Erfassung weiterer Stunden wird verhindert, wenn das Limit erreicht ist. Geben Sie 0 ein, wenn kein Stundenlimit gelten soll (unbegrenzt).
Klicken Sie auf Speichern.

4.3. Projekt bearbeiten

Klicken Sie in der Projektliste auf das Bearbeiten-Symbol neben dem gewünschten Projekt.
Das Formular mit den vorhandenen Daten öffnet sich. Ändern Sie die gewünschten Informationen.
Klicken Sie auf Speichern.

4.4. Projekt löschen

Klicken Sie in der Projektliste auf das Löschen-Symbol neben dem gewünschten Projekt.
Bestätigen Sie die Löschabfrage.

Achtung: Ein Projekt kann nur gelöscht werden, wenn ihm keine Zeiteinträge mehr zugeordnet sind.

5. Zeiterfassung

Erfassen Sie hier Ihre Arbeitszeiten für die verschiedenen Projekte.

5.1. Zeiteinträge anzeigen

Die Tabelle listet alle Ihre Zeiteinträge mit Datum, Projekt, Stunden, Beschreibung, zugehöriger Rechnung (falls vorhanden) und Aktionen auf.

5.2. Neuen Zeiteintrag hinzufügen

Klicken Sie auf den Button Neuen Zeiteintrag hinzufügen.
Ein Formular öffnet sich. Füllen Sie die folgenden Felder aus:
- Projekt: (Pflichtfeld) Wählen Sie das Projekt aus, für das Sie Zeit erfassen möchten.
- Datum: (Pflichtfeld) Das Datum, an dem die Arbeit geleistet wurde.
- Stunden: (Pflichtfeld) Die Anzahl der geleisteten Stunden (z.B. 2.5 für 2 Stunden und 30 Minuten).
- Beschreibung: Eine optionale Beschreibung der Tätigkeit.
Klicken Sie auf Speichern.

Hinweis: Das Datum des Zeiteintrags muss innerhalb des optionalen Start- und Enddatums des Projekts liegen. Falls ein Stundenlimit für das Projekt definiert ist, können Sie dieses nicht überschreiten.

5.3. Zeiteintrag bearbeiten

Klicken Sie in der Liste der Zeiteinträge auf das Bearbeiten-Symbol neben dem gewünschten Eintrag.
Das Formular mit den vorhandenen Daten öffnet sich. Ändern Sie die gewünschten Informationen.
Klicken Sie auf Speichern.

Achtung: Ein Zeiteintrag kann nicht bearbeitet werden, wenn er bereits einer Rechnung zugeordnet wurde.

5.4. Zeiteintrag löschen

Klicken Sie in der Liste der Zeiteinträge auf das Löschen-Symbol neben dem gewünschten Eintrag.
Bestätigen Sie die Löschabfrage.

Achtung: Ein Zeiteintrag kann nicht gelöscht werden, wenn er bereits einer Rechnung zugeordnet wurde.

6. Rechnungen verwalten

Erstellen und verwalten Sie hier Ihre Rechnungen.

6.1. Rechnungen anzeigen

Die Tabelle listet alle Ihre Rechnungen mit Rechnungsnummer, Kunde, Datum, Fälligkeitsdatum, Gesamtbetrag, bezahltem Betrag, Status und Aktionen auf.

6.2. Neue Rechnung erstellen

Klicken Sie auf den Button Neue Rechnung erstellen.
Ein Formular öffnet sich:
- Kunde: (Pflichtfeld) Wählen Sie den Kunden aus, für den die Rechnung erstellt werden soll. Daraufhin werden die unberechneten Zeiteinträge für diesen Kunden geladen.
- Rechnungsdatum: (Pflichtfeld) Standardmäßig das heutige Datum.
- Fällig am: (Pflichtfeld) Standardmäßig 14 Tage nach dem Rechnungsdatum.
- Verfügbare Zeiteinträge: Eine Liste aller unberechneten Zeiteinträge für den ausgewählten Kunden wird angezeigt. Wählen Sie die Einträge aus, die in diese Rechnung aufgenommen werden sollen, indem Sie die Checkboxen markieren. Der Gesamtbetrag der ausgewählten Einträge wird dynamisch berechnet.
Klicken Sie auf Rechnung erstellen.

Hinweis zur Rechnungsnummer: Die Rechnungsnummer wird automatisch fortlaufend pro Benutzer generiert.

Hinweis zur Berechnung: Die Beträge auf der Rechnung (Netto, Steuer, Brutto) werden basierend auf den Stundensätzen der Projekte (Netto/Brutto-Einstellung) und dem in Ihren Firmeneinstellungen hinterlegten Steuersatz berechnet.

6.3. Rechnungsdetails anzeigen

Klicken Sie in der Rechnungsliste auf die Rechnungsnummer oder das Details-Symbol, um eine detaillierte Ansicht der Rechnung zu erhalten. Diese Ansicht zeigt:

Kundeninformationen
Rechnungsdaten (Nummer, Datum, Fälligkeit, Beträge, Status)
Alle zugehörigen Zeiteinträge
Erfasste Zahlungseingänge (siehe Abschnitt 7)

Von hier aus können Sie auch:

Zurück zur Rechnungsübersicht gelangen.
Die Rechnung drucken ( Rechnung drucken).
Zahlungen hinzufügen (siehe Abschnitt 7).

6.4. Rechnung drucken (mit Firmenlogo)

In der Detailansicht einer Rechnung oder direkt über die Rechnungsliste (Aktion ) können Sie die Rechnung im Druckformat anzeigen und über die Browserfunktion drucken. Stellen Sie sicher, dass Ihre Firmendetails und Bankverbindung in den Einstellungen korrekt konfiguriert sind, da diese auf der Rechnung erscheinen.

6.5. Rechnungsstatus ändern

In der Rechnungsliste können Sie den Status einer Rechnung manuell ändern (z.B. von "Entwurf" auf "Gesendet" oder "Storniert").

Klicken Sie auf das Status ändern Symbol neben der Rechnung.
Wählen Sie den neuen Status aus und bestätigen Sie.

Die Status "Teilweise bezahlt" und "Bezahlt" werden automatisch durch das Hinzufügen von Zahlungen aktualisiert.

6.6. Rechnung löschen

Klicken Sie in der Rechnungsliste auf das Löschen-Symbol neben der gewünschten Rechnung.
Bestätigen Sie die Löschabfrage.

Hinweis: Beim Löschen einer Rechnung werden die zugehörigen Zeiteinträge wieder als "unberechnet" markiert und können für eine neue Rechnung verwendet werden. Zugehörige Zahlungen werden ebenfalls gelöscht.

7. Zahlungen verwalten

Zahlungen werden im Kontext einer spezifischen Rechnung verwaltet.

7.1. Zahlung hinzufügen

Gehen Sie zur Detailansicht der Rechnung, für die Sie eine Zahlung erfassen möchten.
Klicken Sie auf den Button Zahlung hinzufügen unterhalb der "Zahlungseingänge"-Tabelle.
Ein Formular öffnet sich. Füllen Sie die folgenden Felder aus:
- Betrag (€): (Pflichtfeld) Der erhaltene Zahlungsbetrag.
- Zahlungsdatum: (Pflichtfeld) Das Datum des Zahlungseingangs.
- Notizen: Optionale Notizen zur Zahlung.
Klicken Sie auf Speichern.

Nach dem Hinzufügen einer Zahlung werden der Bezahlte Betrag und der Status der Rechnung automatisch aktualisiert.

7.2. Zahlungen anzeigen

In der Detailansicht einer Rechnung werden alle zugehörigen Zahlungen in einer Tabelle unter "Zahlungseingänge" aufgelistet, inklusive Datum, Betrag, Notizen und Aktionen.

7.3. Zahlung löschen

Gehen Sie zur Detailansicht der Rechnung.
Klicken Sie in der Tabelle "Zahlungseingänge" auf das Löschen-Symbol neben der gewünschten Zahlung.
Bestätigen Sie die Löschabfrage.

Beim Löschen einer Zahlung werden der Bezahlte Betrag und der Status der Rechnung automatisch angepasst.

8. Einstellungen

Konfigurieren Sie hier Ihre Firmendetails, die für die Rechnungsstellung verwendet werden.

Füllen Sie das Formular mit Ihren Unternehmensdaten aus:

Firmenname / Ihr Name: Der Name, der auf Rechnungen als Absender erscheint.
Adresse: Ihre vollständige Geschäftsadresse.
E-Mail: Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse.
Telefon: Ihre geschäftliche Telefonnummer.
Umsatzsteuer-ID (falls vorhanden): Ihre USt-IdNr.
Steuernummer (falls vorhanden): Ihre Steuernummer.
Steuersatz (%): Ihr anzuwendender Umsatzsteuersatz (z.B. 19.00 für 19%).

Geben Sie 0 ein, wenn Sie unter die Kleinunternehmerregelung (§19 UStG) fallen. In diesem Fall wird auf Rechnungen ein entsprechender Hinweis gedruckt und keine Umsatzsteuer ausgewiesen.

Firmenlogo

Sie können Ihr Firmenlogo hochladen, das dann auf Ihren Rechnungen und im Header des Dashboards angezeigt wird.

Logo auswählen: Klicken Sie auf den Button Logo auswählen..., um eine Bilddatei (PNG, JPG, GIF, max. 1MB) von Ihrem Computer auszuwählen.
Vorschau: Nach der Auswahl wird eine Vorschau des Logos angezeigt.

Hinweis: Das Logo wird erst nach dem Klicken auf Einstellungen speichern dauerhaft übernommen.
Logo entfernen: Wenn bereits ein Logo hochgeladen ist, erscheint ein Logo entfernen Button. Klicken Sie darauf und speichern Sie anschließend die Einstellungen, um das Logo zu entfernen.

Achtung: Wenn Sie ein neues Logo auswählen, während bereits eines vorhanden ist, und dann speichern, wird das alte Logo durch das neue ersetzt.

Bankverbindung

Bankname: Name Ihrer Bank.
IBAN: Ihre International Bank Account Number.
BIC: Ihr Bank Identifier Code.

Klicken Sie auf Einstellungen speichern, um Ihre Änderungen zu übernehmen. Diese Informationen werden dann automatisch auf Ihren Rechnungen verwendet.

Passwort ändern

Im unteren Bereich der Einstellungen finden Sie das Formular, um Ihr Passwort zu ändern:

Aktuelles Passwort: Geben Sie Ihr derzeit gültiges Passwort ein.
Neues Passwort: Geben Sie Ihr gewünschtes neues Passwort ein.

Hinweis: Das neue Passwort muss mindestens 8 Zeichen lang sein.
Neues Passwort bestätigen: Wiederholen Sie die Eingabe Ihres neuen Passworts. Dieses Feld muss mit dem Feld "Neues Passwort" übereinstimmen.
Klicken Sie auf Passwort ändern.

Bei erfolgreicher Änderung erhalten Sie eine Bestätigungsmeldung. Bei Fehlern (z.B. falsches aktuelles Passwort oder nicht übereinstimmende neue Passwörter) wird eine entsprechende Fehlermeldung angezeigt.

9. Abmelden

Um sich von ZEBRA abzumelden, klicken Sie auf den Button Abmelden unten in der Navigationsleiste.

Dadurch wird Ihre aktuelle Sitzung beendet und Sie werden zur Anmeldeseite weitergeleitet.